ORDENITY PRIVACYVERKLARING

Versie 1.0
Datum: juli 2026

1. Over deze privacyverklaring

Ordenity hecht veel waarde aan privacy, discretie en een zorgvuldige omgang met persoonlijke informatie.

Tijdens onze dienstverlening kunnen wij toegang krijgen tot informatie over uw woning, administratie, onderneming of persoonlijke omstandigheden. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze dienstverlening.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en welke rechten u heeft.

De AVG verlangt onder meer transparantie over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke, doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen, ontvangers, eventuele doorgifte buiten de EU/EER en de rechten van betrokkenen. (European Commission)

2. Wie is verantwoordelijk?

Ordenity is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Ordenity iBegreat (extra handelsnaam Ordenity) Vogelenzangseweg 41 2114BB Vogelenzang KvK: 65008405 E-mail: info@ordenity.nl Website: ordenity.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Ordenity kunnen wij onder meer verwerken:

• naam en contactgegevens;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• adres- en locatiegegevens;
• gegevens die u zelf verstrekt via het contactformulier, e-mail, telefoon of Signal;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor offertes, overeenkomsten, planning en facturatie;
• informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van een opdracht;
• zakelijke gegevens wanneer u namens een onderneming contact met ons opneemt;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Tijdens opdrachten kunnen wij daarnaast informatie onder ogen krijgen die persoonlijk of vertrouwelijk van aard is. Wij behandelen dergelijke informatie met passende zorg en discretie.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor onder meer:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het plannen en voeren van kennismakingsgesprekken;
• het opstellen van offertes en opdrachtbevestigingen;
• het uitvoeren en administreren van overeenkomsten;
• communicatie tijdens en na een opdracht;
• facturatie en financiële administratie;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• beveiliging en goed functioneren van onze website en systemen;
• het behandelen van eventuele klachten of geschillen.

5. Rechtsgronden

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op:

Uitvoering van een overeenkomst Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn om onze dienstverlening uit te voeren of voorbereidingen daarvoor te treffen.

Wettelijke verplichting Bijvoorbeeld voor onze fiscale administratie.

Gerechtvaardigd belang Bijvoorbeeld voor passende beveiliging, bedrijfsadministratie en het beantwoorden van

bepaalde zakelijke communicatie, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan uw privacybelangen.

Toestemming Wanneer toestemming wettelijk vereist is. Een gegeven toestemming kan worden ingetrokken.

6. Contactformulier

Wanneer u het contactformulier gebruikt, verwerken wij de gegevens die u zelf invult.

Het formulier wordt bewust compact gehouden. Wij vragen alleen informatie die nuttig is om contact met u op te nemen en uw vraag te begrijpen.

Wij gebruiken deze informatie niet voor ongevraagde commerciële mailings.

7. E-mail, telefoon en Signal

Ordenity kan communiceren via e-mail, telefoon en Signal.

Wanneer u zelf via een extern communicatieplatform contact met ons opneemt, kan de betreffende aanbieder zelfstandig persoonsgegevens verwerken. Op die verwerking kunnen ook de voorwaarden en privacyregels van die aanbieder van toepassing zijn.

Wij adviseren om bijzonder gevoelige informatie niet onnodig via digitale communicatiekanalen te versturen.

8. Delen met anderen

Ordenity verkoopt persoonsgegevens niet.

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening, bijvoorbeeld:

• hosting- en IT-dienstverleners;
• e-mail- en cloudleveranciers;
• boekhouder of accountant;
• websitebeheerder;
• andere professionele dienstverleners die voor een specifieke opdracht noodzakelijk zijn.

Waar wettelijk vereist maken wij passende afspraken met partijen die namens Ordenity persoonsgegevens verwerken.

Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

9. Internationale doorgifte

Sommige leveranciers van digitale diensten kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dat gebeurt, beoordelen wij of voor die doorgifte een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan.

De definitieve lijst van leveranciers moet vóór livegang worden gecontroleerd door Ordenity en de juridisch adviseur.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

De exacte bewaartermijnen worden afgestemd op het type gegevens en het doel van de verwerking.

Voor de interne organisatie wordt hiervoor een apart Bewaartermijnenregister bijgehouden.

11. Beveiliging

Ordenity neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde verstrekking.

Daarbij kan worden gedacht aan toegangsbeperking, sterke authenticatie, beveiligde verbindingen, actuele software en passende beveiliging van apparatuur en accounts.

12. Foto's en beeldmateriaal

Foto's die tijdens een opdracht worden gemaakt voor uitvoering of voortgang worden uitsluitend gebruikt voor het afgesproken doel.

Herkenbare personen, woningen, persoonlijke eigendommen of andere tot een cliënt herleidbare informatie worden niet voor publicitaire doeleinden gebruikt zonder een passende rechtsgrond en, waar nodig, voorafgaande toestemming.

13. Kunstmatige intelligentie

Ordenity kan AI-toepassingen gebruiken als ondersteunend hulpmiddel, bijvoorbeeld voor structurering, samenvatting, voorbereiding of tekstuele ondersteuning.

Wij streven ernaar persoonsgegevens daarbij zoveel mogelijk te beperken of te anonimiseren.

AI vervangt geen menselijke beoordeling bij beslissingen die voor cliënten van betekenis zijn.

De inzet van AI wordt nader uitgewerkt in het AI Transparency Statement en de interne AI-richtlijnen.

14. Cookies en vergelijkbare technieken

Ordenity kiest voor een privacyvriendelijke website en gebruikt geen marketing- of trackingcookies zolang deze functionaliteit niet uitdrukkelijk wordt toegevoegd.

De website kan noodzakelijke/functionele cookies gebruiken om technisch correct en veilig te functioneren.

Daarnaast kunnen privacy arme analytische cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt om inzicht te krijgen in het functioneren en gebruik van de website.

Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Ook analytische cookies met weinig gevolgen voor de privacy kunnen onder de wettelijke uitzondering vallen; bezoekers moeten wel duidelijk worden geïnformeerd over het gebruik ervan. Trackingcookies en privacygevoelige analytische technieken vereisen voorafgaande toestemming. (Autoriteit Consument & Markt)

Ordenity gebruikt in fase 1 geen marketingcookies, Meta Pixel of vergelijkbare advertentietracking.

Vóór livegang wordt een technische cookiescan uitgevoerd. De tekst van deze paragraaf wordt aangepast als daaruit blijkt dat de website andere cookies of vergelijkbare technieken gebruikt.

15. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heeft u onder de AVG onder meer recht op:

• informatie over de verwerking;
• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Ook bestaan er rechten rond geautomatiseerde besluitvorming en profilering. (European Commission)

Een verzoek kan worden ingediend via info@ordenity.nl.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen wanneer dat noodzakelijk is om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen.

16. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag zodat we deze kunnen onderzoeken.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, technologie of wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd.